Sinds juni 2019 werken Vivent en SelfBilling.com samen aan het optimaliseren van het facturatieproces van PNIL (personeel niet in loondienst) bij Vivent. Want dat het proces verbetering behoefde stond buiten kijf. Vivent werkt met ZZP’ers én diverse uitzendbureaus, organisaties die allen hun eigen manier van factureren hanteren. Daarnaast heeft Vivent ook zélf eigen werkwijzen. Aan SelfBilling.com de taak om ‘orde in de chaos’ te scheppen.
Samenwerking in de zorg: een complexe administratieve structuur
Om goede zorg te garanderen werkt Vivent samen met een breed scala aan professionals. Hoe goed dit samenspel op de werkvloer ook kan zijn, het levert ook de nodige uitdagingen op. Niet in de minste plaats in de financiële administratie en roostering, vertelt Henriëtte Oreel, controller en projectleider bij Vivent. “Door te werken met al die verschillende professionals in diverse arbeidsconstructies, kregen we voorheen enorm uiteenlopende facturen binnen. Dit zorgde voor veel werk en de nodige ‘chaos’ in de administratie.”
“Regel de voorkant – dat scheelt alles aan de achterkant" - Vivent
Uitdagingen in financiële administratie
Het is slechts één van de problemen die Henk Braas, directeur van SelfBilling.com, aantrof bij Vivent. “In onze inventarisatie om facturatieprocessen te verbeteren kwamen we er achter dat het niet altijd bekend was welke tarieven gehanteerd werden en of deze juist waren. Bovendien was het niet te zien of gefactureerde uren al niet eerder betaald waren,” deelt Henk.
Stroomlijning van processen met SelfBilling.com
Samen werken SelfBilling.com en Vivent nu toe naar een situatie waarbij de financiële administratie van PNIL’ers sneller en vollediger bijgehouden kan worden en ook toekomstbestendig is. Cherrys Hansen, coördinator van de flexpool, vertelt inmiddels kan Vivent nu simpelweg aan ‘knoppen’ draaien en zélf de facturen voor leveranciers opstellen. We hebben een API-koppeling met het planningspakket van Nedap Ons®, een ORT splitser, eigen oplopende factuurnummering per leverancier, self-billing-provisieafrekeningen voor de arbeidsbemiddelaars, berekend vanuit dezelfde uren als de zzp’er, en ga zo maar door.
Bovendien is de software ook gekoppeld aan het ERP-pakket AFAS, voegt Rick Weijters, administrateur bij Vivent, toe. In Nedap Ons®, worden uren geroosterd, gerealiseerd en gefiatteerd. In SelfBilling.com worden de stamgegevens uit AFAS gekoppeld aan de gefiatteerde uren en, doordat in SelfBilling.com de juiste tarieven en ORT vastgelegd worden, kan het systeem automatisch facturen genereren voor de leverancier en de kostenboeking maken voor Vivent.
“Het vele werk van coderen en controleren van de facturen wordt hierdoor teruggebracht naar slechts enkele uren per week. Daarnaast zijn we nu meer in control." - Cherrys en Rick
Terugblik en vooruitkijken
Henriëtte: “Wij hebben geleerd dat het enorm belangrijk is om vanaf dag één met de juiste interne stakeholders aan tafel te zitten om de neuzen in dezelfde richting te krijgen”. Voor SelfBilling.com heeft de samenwerking geleid tot een blauwdruk van het SelfBilling.com-softwarepakket voor zorginstellingen, die toekomstbestendig is en bijdraagt aan hetgeen het om te doen is: de cliënten zelf.
Benieuwd wat SelfBilling voor jouw organisatie kan betekenen?
Twijfel dan niet en vraag geheel vrijblijvend een demo aan!