Dit jaar sluit Beweging 3.0 de laatste bemiddelingsbureaus aan op de software van SelfBilling.com, wat het einde zal markeren van de implementatie van de toepassing. Een belangrijke mijlpaal na een traject van twee jaar, en eentje die de organisatie helpt verschillende uitdagingen het hoofd te bieden. Teammanager Dennis Smit en planner Sonja Snel vertellen over de introductie van SelfBilling.com bij Beweging 3.0 en de succesvolle samenwerking.
Beweging 3.0 is actief op het gebied van zorg, wonen en welzijn in de regio Eemland (Amersfoort, Baarn, Bunschoten-Spakenburg, Eemnes, Hoevelaken, Leusden, Nijkerk, Soest, Woudenberg). De organisatie biedt wijk- en gespecialiseerde verpleging bij mensen thuis, (tijdelijk) verblijf, zorg met en zonder behandeling in haar woonzorgcentra en verpleeghuizen, en revalidatiezorg. Daarnaast zijn welzijnsorganisatie Welzin en Leef3.nu belangrijke belangrijke activiteiten van Beweging 3.0. Welzin biedt dagbesteding, buurtbemiddeling, maatschappelijk werk en begeleiding aan mensen die thuis wonen. Leef3.nu levert particuliere diensten en producten waarmee mensen zo lang mogelijk thuis kunnen blijven wonen.
Uitdagingen voor Beweging 3.0; bekende geluiden in de zorg
Het is eerder de regel dan uitzondering: zorginstellingen kampen met een tekort aan eigen personeel. Het is ook het verhaal van Beweging 3.0. “De flexibele schil is drukker dan we zouden willen. We zijn afhankelijk van externe krachten om de roosters rond te krijgen en alle routes te kunnen lopen”, deelt Dennis.
Dat biedt uitdagingen, want niet alleen verschillen werkprocessen van externen met die van het eigen personeel; iedere externe bemiddelaar of zzp’er heeft ook zijn eigen manier van werken. Dat heeft ook gevolgen voor het facturatieproces. “In de wijkverpleging zagen we bijvoorbeeld veel verschillen. Het daadwerkelijk aantal gewerkte uren kon aanzienlijk verschillen van het gefactureerde aantal uren”, aldus Sonja. Ook het facturatieproces als geheel was uitdagend met een veelvoud van verschillende externen, deelt Dennis. “Voorheen meldde de externe medewerker het gemaakte aantal uren bij het bemiddelingsbureau door middel van een urenbriefje. Het bemiddelingsbureau stuurde vervolgens een factuur die werd verwerkt en ter goedkeuring werd voorgelegd aan de manager. Die moest vervolgens puzzelen om vast te stellen of het aantal uren en het gehanteerde tarief juist waren. Om dat te verifiëren moest er intern overlegd worden. Pas daarna kon de factuur goedgekeurd worden en konden we de factuur betaalbaar stellen.”
“ Met SelfBilling draaien we het proces om en hebben we alles aan de voorkant geregeld." - Beweging 3.0
Het proces omdraaien met SelfBilling.com
De omslachtigheid van het facturatieproces maakte dat Beweging 3.0 vatbaar was voor gaten in de boekhouding, hetgeen ook tijd en moeite kost om recht te breien. Bovendien heeft een langer proces ook gevolgen voor de snelheid van betaling. Niet voor niks was de organisatie op zoek naar een manier om processen te stroomlijnen en te vereenvoudigen. Met de hulp van SelfBilling.com is ze in die missie geslaagd. “Met SelfBilling draaien we het proces om en hebben we alles aan de voorkant geregeld. Medewerkers registreren nu hun uren in ons EPD, die gekoppeld is aan de SelfBilling-software waar ook alle tarieven per dienst vooraf bepaald zijn”, zegt Dennis.
Daarmee worden diverse uitdagingen aangepakt. “We hebben zo een uniforme manier van werken geïntroduceerd voor alle externe partijen en controle op het proces. Daarnaast hebben we nu tarieven vooraf zelf bepaald en gekoppeld aan de verschillende diensten. Bij die tarieven hebben we sinds kort ook reiskosten en onregelmatigheidstoeslagen bijvoorbeeld meegerekend. Dit zorgt ervoor dat we niet veel verschillende facturen moeten controleren die ook nog allemaal berekend zijn met andere tarieven”, licht Dennis toe.
Ten aanzien van tarieven wordt er nog een slag gemaakt, benadrukt Sonja. “Verpleegkundigen van verschillende niveaus hanteren vaak verschillende tarieven, passend bij hun niveau. Maar in de praktijk zagen we dat dit ook geregeld betekende dat verpleegkundigen op niveau 4 zich inschreven voor diensten op niveau 3 en daar wel een tarief passend bij niveau 4 voor aanhielden. Dat is nu verleden tijd. Er wordt betaald naar het niveau van de dienst en niet naar het niveau van de uitvoerende verpleegkundige.”
Externe medewerkers voeren zodoende louter hun uren in ons EPD in. Daarin worden automatisch de juiste berekeningen voor het over te maken bedrag aan zzp’er of bemiddelaar gemaakt. Teammanagers hoeven zo niet meer de facturen en tarieven te checken en kunnen uren eenvoudig accorderen.
“ Het behoeft aan de achterkant bij het Planbureau van Beweging 3.0 wel wat werk om het allemaal in te richten, maar als het eenmaal staat, dan staat het ook echt. Ik heb er bovendien erg veel van geleerd. Ik zie niet langer slechts een schakel van de keten, maar de hele keten.” - Sonja
Efficiënter door
een vruchtbare samenwerking
Dennis: “De efficiëntieslag die we gemaakt hebben zorgt ervoor dat we meer tijd hebben voor onze bewoners. En dat is wat we willen. We willen zorg leveren. SelfBilling.com heeft het leven makkelijker gemaakt. De echte waarde van een samenwerking merk je pas als er iets niet lekker loopt. Je wilt dan snel kunnen schakelen en dat een probleem opgelost wordt. Bij SelfBilling gebeurt dat altijd. Dat is buitengewoon prettig.” Voor eigenaar van SelfBilling.com, Henk Braas, is dit gevoel wederzijds. Hij besluit: “Wij zijn echt enorm trots om Beweging 3.0 als klant te hebben.”
Benieuwd wat SelfBilling voor jouw organisatie kan betekenen?
Twijfel dan niet en vraag geheel vrijblijvend een demo aan!