Klantcase Mekander: het facturatieproces van een zorgbemiddelaar

Mekander was op korte termijn op zoek naar een nieuw systeem dat haar complexe facturatieproces zou kunnen ondersteunen. Zo kwam de zorgbemiddelaar al snel bij SelfBilling.com uit. In deze klantcase vertelt manager Hanneke over de positieve ervaringen met SelfBilling.

Even was er stress. De partij die het facturatiesysteem voor Mekander zou leveren, liet weten dat het niet ging lukken om aan alle wensen van de zorgbemiddelaar te voldoen. Het was inmiddels al augustus 2018, terwijl alles per 1 januari 2019 geregeld moest zijn; genoeg reden voor onrust. Gelukkig was daar SelfBilling.com, met een facturatiemodel dat perfect aansluit bij de wensen van Mekander.

Focus op maatwerk in de zorg

Mekander koppelt professionele zorgverleners (zzp’ers) aan zorgvragers. Manager Hanneke Verschuuren licht dit toe: “De zorgvragers zijn onder andere wijkteams, verpleeghuizen, cliënten met een PGB en particulieren. Onze focus ligt op individuele zorg bij mensen thuis. Mekander is een dochter van De Zorgboog, een grote zorgorganisatie met het hoofdkantoor in Helmond. Mekander is first supplier van De Zorgboog als het gaat om extra handen binnen de afdelingen en de wijkteams.”

“Daarnaast werken wij nauw samen met de casemanagers van De Zorgboog en worden wij ingeschakeld als een wijkteam constateert dat een cliënt meer aandacht nodig heeft. Tegenwoordig kom je als zorgbehoevende niet zomaar meer in een verpleegtehuis, de overheid wil dat we langer thuisblijven. De extra zorg/steun die we bij de cliënt thuis inzetten, maakt dat cliënten zich ook daadwerkelijk langer thuis kunnen redden.” De zzp’ers met wie Mekander werkt, zijn mensen van allerlei niveaus: van begeleider tot verpleegkundige 5 en alles daartussenin.

De persoonlijke benadering naar de cliënt toe staat bij Mekander centraal. Aandacht, tijd en zorg op maat: dat zijn zaken die het bemiddelingsbureau ontzettend belangrijk vindt. Ook voor de zzp’ers is er volop aandacht vanuit Mekander. Hanneke: “Wij presenteren de zorgvragen aan de zzp’ers, ondersteunen hen op administratief gebied en daarnaast kunnen ze zich bij ons laten bijscholen en of workshops volgen.”

Drie factuurstromen

Toen Mekander per 1 januari als zelfstandig bedrijf van start ging, was er uiteraard een facturatiesysteem nodig. Hanneke legt uit: “Eerder maakten we gebruik van alle faciliteiten van de franchisegever, waaronder ook het facturatiesysteem. We wilden uiteindelijk tot een zelfstandig bedrijf uitgroeien, dus gingen we begin 2018 op zoek naar een partij die een passend systeem voor ons kon leveren. Het leek er toen op dat we een geschikte partij hadden gevonden. Half augustus bleek dat echter toch niet het geval. Deze partij kon helaas niet aan al onze wensen voldoen.”

Wat waren de wensen van Mekander dan? “We zochten ten eerste een systeem waarin we alle stamgegevens konden registreren. Daarnaast moest dat systeem ook de facturatie kunnen verwerken. We werken nu echter met twee leveranciers: een leverancier die zorgt dat wij onze cliëntgegevens kunnen verwerken en daarnaast SelfBilling voor het registreren van de gewerkte uren en de facturatie.”

Het facturatieproces van de zorgbemiddelaar is gebaseerd op drie factuurstromen. “Allereerst moeten de zzp’ers hun uren kunnen registreren, zodat wij er elke maand op een door ons gekozen moment voor kunnen zorgen dat er digitaal een factuur van de zzp’er naar de cliënt gaat. Er gaat ook een factuurstroom van Mekander naar de zzp’ers. Voor onze services betalen zij namelijk een fee. Ten slotte gaat er een provisiefactuur van ons naar de organisatie die ons inschakelt, zoals een wijkteam of een verpleeghuis.”

Alles geregeld

Het was al augustus toen Hanneke in contact kwam met SelfBilling.com. “We hadden wel een partij gevonden voor de registratie van de gegevens, maar nog geen oplossing voor de facturatie. Bovendien moest alles op 1 januari al draaien. Gelukkig kon SelfBilling wél bieden wat wij zochten. SelfBilling.com heeft heel goed ingespeeld op onze vraag. Ze hebben goed naar ons geluisterd en zijn ook in staat geweest om nog voor 1 januari de software gereed te hebben, volledig volgens onze wensen. Al onze vragen werden en worden daarnaast nog steeds snel opgepakt. Die flexibiliteit van SelfBilling.com is heel fijn.”

Stroomschema_proces2

Zo werkt onze module met 3-partijenfacturatie

In de afbeelding wordt onze oplossing voor Mekander schematisch weergegeven. Als eerste vult de zzp’er met gemak gegevens in via het portaal van SelfBilling. Nadat de zzp’er gewerkte uren heeft ingevoerd, kunnen deze worden geaccordeerd. Zijn de uren goedgekeurd, dan ontvangt de zorgvrager (of klant) automatisch de factuur toegestuurd uit naam van de zzp’er (1). Vervolgens worden de provisies tussen de klant en Mekander (2) en tussen de zorgverlener en Mekander (3) automatisch berekend en gefactureerd. Dit proces met 3-partijenfacturatie is slechts één van onze mogelijke oplossingen voor bemiddelingsbureaus.

Bespaar ook tijd en geld op uw facturatieproces

Benieuwd hoe SelfBilling de facturatieprocessen van uw organisatie kan simplificeren, optimaliseren en automatiseren?

Bel Klaas Beemster op 0229-317 005 of mail naar info@SelfBilling.com

  Volg ons ook op LinkedIn.

Bespaar ook tijd en geld op uw facturatieproces
bedrijven selfbilling geschikt