Klantcase Kroek&Partners: Door SelfBilling hebben wij het weer over zorg, niet de facturatie

Het bedrijf groeide, dus moest er een oplossing komen om het facturatieproces te digitaliseren en efficiënter te laten verlopen. Kroek&Partners Interimzorg koos daarom voor SelfBilling.

Kroek&Partners Interimzorg levert zorgprofessionals in alles sectoren van de zorg – behalve ziekenhuizen en thuiszorg – met als expertise de jeugdzorg. Officemanager Daniël Waanders: “Wij willen instellingen ontzorgen. Dat kan zijn bij ziekte, dus ook ad hoc vanmiddag. Maar ook voor langere tijd, bijvoorbeeld tijdens een zwangerschapsverlof. En als er een lastige casuïstiek is waarbij er geen specialistische zorg beschikbaar is, kunnen we de zorg in onderaannemerschap opnemen.”

Ook naar Amsterdam

De zorgprofessionals zijn vooral pedagogisch medewerkers die de opleiding SPH of SPW hebben gevolgd, maar Kroek&Partners kan alle expertise leveren in de zorg. Het gaat om zo’n 800 tot 900 mensen: een mix van zzp’ers en uitzendkrachten.

Waanders: “We leveren in heel Nederland, maar we zaten eerst alleen met ons kantoor in Zwolle. Het werd lastig om verbinding te houden met alle zzp’ers. Iets wat we wel heel belangrijk vinden. Daarom hebben we in Amsterdam, als pilot, een soort woonkamer geopend. Een plek waar de zzp’ers in gesprek kunnen met onze medewerkers. De zzp’ers werken in zware beroepen en maken veel mee. Dan is het fijn dat ze even bij ons langs kunnen rijden om hun verhaal te doen, als ze dat willen.”

De facturatie

Door de groei van Kroek&Partners wilde het bedrijf dat het facturatieproces ook efficiënter verliep. Voordat het besloot met SelfBilling te gaan werken, werd dit proces handmatig gedaan. Waanders: “De zzp’er kreeg een urenbriefje, liet het invullen door de opdrachtgever en dat briefje kregen wij dan weer op allerlei manier: via de post, via e-mail, ingescand… Zo ging dat ook met de facturen. Al die facturen werden door ons met de hand gecheckt. Als het goed ging, boekte de boekhouder het in in Exact Online. Dat kostte al met al best wat tijd.”

Maar de meeste tijd kostte het als er fouten in de factuur zaten, vertelt Waanders. En in de helft van de gevallen was dat zo. Waanders: “Later hadden we wel een systeem waar de uren in geboekt werden, maar het controleren van de facturen bleef. Twee collega’s waren hier ontzettend druk mee: de een 36 uur per week, de ander 28 uur. Dus 1,5 fte! Ons bedrijf groeide, en groeit nog steeds. Het werd nodig om het facturatieproces te digitaliseren, zodat wij het over de zorg kunnen hebben en niet over facturatie.” Dat kan nu!

De nieuwe situatie

Het facturatieproces bij Kroek&Partners verloopt nu als volgt. In het digitale urensysteem Pep Flex fiatteert de opdrachtgever de uren van de zzp’er. Vervolgens worden die uren naar Easyflex gestuurd. Daar staan de financiële gegevens in van de zzp’er, zoals de tarieven. SelfBilling heeft een koppeling met Easyflex en maakt op basis van die uren een selfbillingfactuur. Een factuur namens de zzp’er aan Kroek&Partners dus. Waanders: “Die gaat automatisch naar de zzp’er en komt ook in onze boekhouding.”

De voordelen

Deze manier van werken, versnelt het proces enorm. Waanders: “Eerder kregen we op de financiële administratie nog zo’n 150 mails binnen per week, nu blijft de mailbox nagenoeg leeg. Daar hoopten we ook op. Ik heb weer het gevoel dat we een financiële administratie hebben, in plaats van twee controleurs van facturen.”

Als ander voordeel noemt Waanders de positieve gevolgen voor de zzp’ers: “Zij zijn kanjers in het werkveld, maar sommigen zijn administratief wat minder sterk. Er ontstond weleens frustratie. Dan stond er bijvoorbeeld op hun factuur alleen ‘Kroek&Partners’, maar dat moet zijn ‘Kroek&Partners Interimzorg’. Een factuur met die fout erop wordt niet goedgekeurd door onze boekhouder en dan kunnen er vervelende discussies ontstaan. Dat een zzp’er bijvoorbeeld zei: “Doe niet zo moeilijk.” Dat wordt nu met SelfBilling voorkomen en is daarom gelukkig verleden tijd.”

Zo werkt onze self-billingmodule die Kroek&Partners gebruikt

In de afbeelding wordt onze oplossing voor Kroek&Partners schematisch weergegeven (rechts) ten opzichte van de voormalige situatie (links). Als eerste voert Kroek&Partners met gemak gegevens in betreffende de zzp’ers, plaatsingen en tarieven in Easyflex. Middels een API worden de gegevens in SelfBilling ingelezen en kunnen de self-billingfacturen gegenereerd worden. Het bedrijf krijgt vervolgens automatisch een factuur toegestuurd uit naam van de zelfstandige zorgprofessional. Aangezien de controle al vóór de facturatie plaatsvindt, is er geen discussie meer nodig over de juistheid van een factuur. Lees hier meer over onze oplossing voor onjuiste inkoopfacturen.

Abonneer je op de nieuwsbrief

Blijf altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van facturatie en rondom SelfBilling. Schrijf je nu in voor onze nieuwsbrief.





Bespaar ook tijd en geld op je facturatieproces

Benieuwd hoe SelfBilling de facturatieprocessen van jouw organisatie kan simplificeren, optimaliseren en automatiseren?

Bel Klaas Beemster of Dennis Feld op 0229-317 005 of mail naar info@SelfBilling.com

  Volg ons ook op LinkedIn.

Klaas Beemster

schijnzelfstandigheid self-billing

Dennis Feld

schijnzelfstandigheid self-billing
factuur uitgereikt door afnemer
zzp'ers uitbetaling selfbilling
schijnzelfstandigheid self-billing