facturatieproces DVG

Klantcase DVG: geen gedoe meer in het facturatieproces

Een facturatieproces dat verre van vlekkeloos verliep. Daar liep DVG Personenvervoer tegenaan. Daarom koos de landelijke franchiseorganisatie van taxi- en touringcarondernemingen voor SelfBilling.

Johan van Engelen is hoofd administratie van DVG. Johan legt uit: “Wij zorgen voor vervoer in heel Nederland. Wij schrijven vervoersbedrijven in voor aanbestedingen van onder meer gemeentes en provincies. Die bedrijven rijden voor ons. Denk daarbij bijvoorbeeld aan leerlingen- en WMO-vervoer.”

Het probleem

Wat was nou het probleem? DVG schakelt taxibedrijven in om ritten uit te voeren voor onder andere gemeentes. Deze ritten mogen door de vervoerders worden gefactureerd aan DVG. DVG ontvangt hiervoor van de gemeentes weer een vergoeding.

De facturatie vanuit de vervoerders zorgde geregeld voor problemen. Johan: “Onze regiomanager gaf in een bestand aan ons door wat we mochten factureren aan de gemeentes. Maar dan moet de inkoop, dus het bedrag dat de vervoerder vervolgens factureert, daar natuurlijk wel aan gelijk zijn. Als dat afwijkt, als er verschillen zijn, gaat er iets niet goed. En dat is precies wat er steeds vaker gebeurde. Er ontstond soms een welles-nietesspelletje tussen ons en de vervoerder over de te betalen bedragen. Het gaf gewoon gedoe, dit facturatieproces. Onze accountant wees ons op die verschillen in bedragen en kwam met het idee om te gaan self-billen. SelfBiling bleek de oplossing.”

De oplossing

SelfBilling zorgt voor meer structuur in het facturatieproces. De bedragen die gemeentes betalen aan DVG, worden bij DVG aangeleverd in Excel. DVG’s administratie boekte de bedragen die verschuldigd zijn aan de vervoerder vanaf het Excel-bestand in Exact in. Door nu het Excel-bestand in te laten lezen in SelfBilling kan onze software op basis van deze informatie een self-billingfactuur genereren van het taxibedrijf naar DVG. Op deze manier heeft DVG altijd een factuur tegenover een inkoop, kloppen de facturen en is het proces sluitend. Door self-billing (ook wel reversed billing) verloopt het hele facturatieproces soepel en efficiënt, én voor een groot deel automatisch.

Geen gedoe meer

Johan: “Wij sturen nu uit naam van de vervoerder een factuur aan onszelf, een factuur waar ‘factuur uitgereikt door afnemer’ op staat. Dat is handig. We kozen ervoor om te gaan self-billen om die verschillen in de in- en verkoop tegen te gaan en dat is gelukt. Vooral alle partijen, ook voor de vervoerder, werkt dit erg goed. Geen gedoe meer!”

Zo werkt onze module met self-billing

In de afbeelding wordt onze oplossing voor DVG schematisch weergegeven (rechts) ten opzichte van de voormalige situatie (links). Als eerste voert DVG met gemak gegevens in betreffende de vervoerders en de gereden ritten in Exact. Middels een FTP (file transfer protocol) worden de gegevens in SelfBilling ingelezen en kunnen de self-billingfacturen gegenereerd worden. Het bedrijf krijgt vervolgens automatisch een factuur toegestuurd uit naam van de vervoerder. Aangezien de controle vóór de facturatie plaatsvindt, is er geen discussie meer nodig over de juistheid van een factuur. Lees hier meer over onze oplossing voor onjuiste inkoopfacturen.

Bespaar ook tijd en geld op uw facturatieproces

Benieuwd hoe SelfBilling de facturatieprocessen van uw organisatie kan simplificeren, optimaliseren en automatiseren?

Bel Klaas Beemster op 0229-317 005 of mail naar info@SelfBilling.com

  Volg ons ook op LinkedIn.

Bespaar ook tijd en geld op uw facturatieproces

Ook deze bedrijven kozen voor een self-billing oplossing: