Gratis whitepaper aanvragen
Regel het aan de voorkant, dan klopt het aan de achterkant.
Organisaties die veel leveranciers hebben of veel met zzp’ers of flexkrachten werken, kampen allemaal met hetzelfde probleem: inkoopfacturen, uren- of onkostendeclaraties die niet blijken te kloppen. Dat vormt een aanzienlijke belasting op de organisatie. Je medewerkers moeten immers alle inkomende facturen controleren en onregelmatigheden kortsluiten met de leverancier. Daar gaat veel tijd in zitten. Kan dat niet slimmer? Jazeker! We leggen je uit hoe…
SelfBilling draait het om
Door de facturatie en het controlemoment om te draaien. In de huidige situatie maak je afspraken met een leverancier. Vervolgens ontvang je van je leverancier een factuur voor geleverde goederen of diensten en moet je controleren of de factuur juist is. Is de factuur niet in orde? Dan vraag je de leverancier om een creditnota. Die natuurlijk ook weer moet worden gecontroleerd.
Eérst de controle, dan de factuur
SelfBilling is intelligente facturatiesoftware waarmee je leveranciers je factureren conform jóúw specificaties. Als je werkt met SelfBilling, vindt eerst het controlemoment plaats en pas daarna wordt de factuur verzonden. Je bent dus verzekerd van een juiste factuur die volledig aan je wensen voldoet. En dat voor al je leveranciers.
Hoe werkt het?
- Je geeft een opdracht aan een leverancier.
- De goederen of diensten worden geleverd.
- Het controlemoment vindt plaats.
SelfBilling stuurt een digitale factuur namens je leverancier, conform de gemaakte afspraken en geheel in overeenstemming met jouw specificaties. Je ontvangt een gegarandeerd juiste factuur.
Waarom heet het ‘SelfBilling’?
SelfBilling is een facturatieproces dat ook wel ‘reverse billing’ of ‘reversed billing’ wordt genoemd. Waarom die naam? Omdat uw leveranciers u niet rechtstreeks factureren, maar via onze software. Aangezien u de software in licentie neemt, factureert u dus als het ware uw eigen organisatie namens uw leveranciers. Dit kun je zien als ‘jezelf factureren’ of ‘omgekeerd factureren’, vandaar de naam.
Kan dat niet slimmer?
Als je leveranciers je factureren met SelfBilling voldoen zij, net als jouw organisatie, aan alle eisen van de Belastingdienst. Je leest er meer over in onze gratis whitepaper. Ook de privacy is gewaarborgd: facturatie met SelfBilling is volledig compliant met de AVG.
SelfBilling is ideaal voor het afrekenen van goedgekeurde orders, gewerkte uren, projecten en onkostendeclaraties. We zetten de belangrijkste voordelen voor je op een rij.
Het grootste voordeel van SelfBilling is zonneklaar: nooit meer een onjuiste inkoopfactuur. Dat scheelt je boekhoudafdeling een hoop controlewerk.
Nooit meer een onjuiste inkoopfactuur betekent: nooit meer een creditnota. Creditnota’s zijn tijdrovend. Tijd die je boekhoudafdeling beter aan iets anders kan besteden. Nu kan dat.
Met de handige takenmanager richt je het factuurproces helemaal naar wens in. Dat is al een groot voordeel op zich. Maar omdat je nu volledige controle hebt over het factuurproces, liggen er nog veel meer voordelen binnen handbereik.
Nooit meer wachten tot je leverancier tijd heeft om de factuur op te maken. Van nu af aan bepaal jij wanneer de geleverde producten of diensten worden gefactureerd. Dat geeft je meer grip op je financiële situatie: van de projectadministratie en het onderhanden werk tot de periodeafsluiting.
Met SelfBilling kun je alle facturen van een leverancier automatisch laten samenvoegen tot bijvoorbeeld één maandelijkse factuur. In de praktijk betekent dit een daling van wel 60% in het aantal inkoopfacturen.
Alle inkoopfacturen volgen de terminologie, codering en specificaties die je aangeeft. Door deze standaardisatie hoeven veel acties niet meer handmatig te worden uitgevoerd. SelfBilling kan communiceren met alle bekende boekhoudpakketten, urenverantwoordingssystemen, bemiddelingssoftware en hr-pakketten. Informatie hoeft daardoor maar één keer te worden ingevoerd.
Doordat er minder handmatige acties plaatsvinden, is er minder ruimte voor menselijke fouten.
Minder handmatige acties en minder menselijke fouten betekent een sneller en gestroomlijnder proces.
Doordat je de periode eerder kunt afsluiten, de zogeheten fast close, heb je aanmerkelijk sneller inzicht in de bedrijfsresultaten.
SelfBilling integreert naadloos met je bestaande applicaties. Dus geen complexe software waar je medewerkers en leveranciers mee moeten leren werken, maar een intelligent systeem dat bijna alles onmerkbaar op de achtergrond doet.
Doordat SelfBilling toegankelijk is via een online portal, hebben je medewerkers en leveranciers altijd en overal inzicht in de relevante gegevens. Een zzp’er kan bijvoorbeeld ’s avonds laat nog even de gemaakte uren indienen. Na controle door de budgethouder wordt de factuur desgewenst meteen verstuurd.
Facturen worden in allerlei formaten verstuurd: papier, pdf, Word, Excel, Apple-bestandsformaat enzovoort. Dan raakt er weleens wat zoek. Niet bij SelfBilling, want alle inkoopfacturen worden automatisch bijgehouden.
Het gebeurt vaker dan je denkt: dubbele betalingen van facturen. Of bijvoorbeeld een verkeerde komma in een bedrag. Met SelfBilling behoren ook deze zaken tot het verleden.
Hoe punctueel je ook bent, een mens is geen machine. Het kan de beste overkomen dat je een taak of handeling vergeet uit te voeren. Automatische notificaties helpen je eraan herinneren. Weer een zorg minder.
Doordat de inkoopfacturen volgens jouw specificaties worden opgesteld, kan een leverancier niet eenzijdig een prijsverhoging doorvoeren. Iedere prijsafspraak wordt door jou ingevoerd, zodat je volledige controle behoudt over de uitgaven.
Je leveranciers profiteren van een snellere betaling omdat de factuur niet meer langs de budgethouder hoeft en gegarandeerd geen fouten bevat. Bovendien verricht ook de leverancier minder administratieve handelingen en bespaart daarmee tijd.
Benieuwd wat SelfBilling voor jouw organisatie kan betekenen?
Twijfel dan niet en vraag geheel vrijblijvend een demo aan!