Drie- partijenfacturatie (zuivere bemiddeling) gaat als volgt te werk:

1. Eerst stuurt de software, namens de leverancier (zzp’er), een gewone factuur naar de klant op basis van gedeclareerde en goedgekeurde uren. De klant betaalt de leverancier (zzp’er).
   
2. Dan stuurt de software een provisiefactuur naar de klant op basis van de afgesproken bemiddelingskosten (per uur of percentage van de omzet).
   
3. Eventueel stuurt de software ook een factuur naar de leverancier op basis van de afgesproken verwerking,- en administratiekosten.

Drie- partijenfacturatie – met verzamelafrekening
Ook dat kan bij SelfBilling! In dit geval wordt er een verzamelafrekening (specificatie) gemaakt op basis van een aantal bijgevoegde facturen. De verzamelafrekening wordt opgemaakt en gaat zowel naar de klant als naar de leverancier.

Bij de verzamelspecificatie naar de klant zitten twee of meerdere bijlagen nl.: de facturen van de leverancier (zzp’er) naar de klant op basis van gedeclareerde en goedgekeurde uren. Daarnaast de provisiefactuur van de bemiddelaar naar de klant op basis van de afgesproken bemiddelingskosten (per uur of percentage van de omzet). De verzamelspecificatie wordt door de klant betaald aan de bemiddelaar.

Bemiddelaars van arbeid of goederen bemiddelen in vraag en aanbod. Sinds 2013 is het Europees toegestaan dat een derde partij (lees: een bemiddelaar of administratiekantoor) de factuur namens de leverancier opmaakt. Bij zuivere bemiddeling heb je, naast een contract met je opdrachtgever(s), een contract met de bemiddelaar. De bemiddelaar verzorgt voor de leverancier de factuur. Dit betekent:

• De leverancier heeft een contract met de opdrachtgever voor geleverde diensten.

• De leverancier heeft een contract met de bemiddelaar voor de diensten (acquisitie, financiering, debiteurenbeheer etc.) die de bemiddelaar aan de leverancier levert.

• De factuur voor de geleverde diensten gaat rechtstreeks naar de opdrachtgever. De betaling van de factuur gaat van de opdrachtgever rechtstreeks naar de leverancier.

• Zowel de opdrachtgever als de leverancier krijgen een factuur van de bemiddelaar voor de bemiddeling,- en overige diensten. De leverancier betaalt de bemiddelaar.

Bemiddeling richting zorgorganisaties, artsen en delen van het onderwijs (btw vrijgestelde leveringen).

Zzp’ers en flexkrachten komen heel vaak via arbeidsbemiddelaars bij hun opdrachtgevers terecht. Als daarbij echter in het facturatieproces niet direct tussen de zzp’er aan de opdrachtgever wordt gefactureerd, maar via tussenkomst van de bemiddelaar, dan wordt er áltijd een vol btw-tarief van 21% over de gewerkte uren gerekend.

In sectoren waar veel werkzaamheden btw-vrijgesteld zijn, wordt er dan dus in feite ‘onnodig’ btw betaald. Zuivere bemiddeling lost dat op: hierbij wordt namelijk rechtstreeks van de zzp’er aan de opdrachtgever gefactureerd. Over de werkzaamheden van de zzp’er wordt geen btw gerekend. De arbeidsbemiddelaar stuurt daarnaast afzonderlijk een provisiefactuur om de bemiddelingskosten af te rekenen.

Drie- partijenfacturatie – met verzamelafrekening
Verzamelfacturen bieden het beste van twee werelden. Bij verzamelfacturen worden facturen, die normaal gesproken individueel geboekt hadden moeten worden, samengevoegd tot één factuur. Neem het voorbeeld van de zorgorganisatie. Die heeft waarschijnlijk meerdere flexkrachten tegelijk ingehuurd. Met behulp van verzamelfacturen kan de zorgorganisatie de werkzaamheden van alle zzp’ers, die via dezelfde bemiddelaar komen, op één factuur boeken. De bemiddelaar treedt in dat geval, naast het bemiddelen van personeel, ook op als “invoice services provider”. Namens en voor rekening van de leverancier stuurt de bemiddelaar de facturen op. 

Ook de uitbetaling van zzp’ers gaat efficiënter. Waar je als opdrachtgever normaal gesproken voor elke zzp’er een afzonderlijke betaling doet, kan door de verzamelfactuur in één keer voor de gehele externe schil betaald worden. De bemiddelaar stort vervolgens het bedrag door dat de zzp’ers hebben verdiend met hun werkzaamheden bij hun diverse opdrachtgevers.

SelfBilling verzorgt je verzamelfacturen geautomatiseerd
Hoewel het in eerste instantie kan lijken alsof het opstellen van de verzamelfactuur juist extra werk kost, is dit alles behalve waar. Er hangen volgens de Belastingdienst namelijk geen wettelijke eisen aan de opmaak van verzamelfacturen, zoals bij standaardfacturen het geval is. Zolang de originele facturen maar als bijlage worden meegeleverd, is je verzamelfactuur legitiem.

Bovendien kun je met behulp van de slimme facturatiesoftware van SelfBilling nu ook volledig automatisch gebruik maken van verzamelfacturen. Alle benodigde gegevens voor de verzamelfactuur staan in de database. Door een periodieke facturatie in te stellen of zelf een factuurrun te starten, worden alle verzamelfacturen (inclusief originele facturen als bijlage) foutloos en zonder extra werk in je boekhoudsoftware meegenomen. In bovenstaande afbeelding zie je hoe het proces in SelfBilling werkt.