Klantcase: 3-partijenfacturatie bij ZORGgen

ZORGgen regelt met de software van SelfBilling.com de facturatie voor zzp’ers op basis van een module met 3-partijenfacturatie

Masja Nooijen, manager bij bemiddelingsbureau ZORGgen, is zeer te spreken over de samenwerking met SelfBilling.com. “Wij werken met zzp’ers die het zorg-gen in zich hebben.” Zo verklaart Masja de naam ZORGgen. “We bemiddelen namelijk tussen zelfstandige zorgverleners en klanten die zorg nodig hebben. Laatstgenoemden kunnen instellingen zijn, zoals verpleeghuizen en thuiszorgorganisaties, maar ook particulieren, zoals mensen met een PGB. Dat bemiddelingsproces is onze kerntaak. Daarnaast bieden we veel extra’s. Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan administratieve ondersteuning, facturatie, bijscholing en contractbeheer.”

Bewuste keuze

Zes jaar geleden begon het bemiddelingsbureau als franchisenemer van een grote organisatie. Daar zat alles bij in: de naam, het logo, de formule, de facturatie, enzovoorts. Echter wilde Masja verandering: “Na vijf jaar hebben we de bewuste keuze gemaakt: we willen niet meer gebonden zijn, we willen meer vrijheid. Daarom zijn we als zelfstandig bedrijf verdergegaan. Toen hebben we met ons klantenbestand een doorstart gemaakt. Inhoudelijk doen we alles nog hetzelfde, maar dan onder een nieuwe naam. Sindsdien moesten we dus ook alles zelf regelen: folders, de website, de backoffice, de contracten, en dus ook de facturatie. Aangezien we als bemiddelaar met 3-partijenfacturatie werken, wilden we hiervoor een passende oplossing.”

“Vervolgens zijn we daarom op zoek gegaan naar een partij die ons goed zou kunnen ondersteunen in het facturatieproces. Uiteindelijk kwamen we in het najaar van 2018 uit bij SelfBilling.com. 1 januari 2019 gingen we officieel van start, dus toen moest alles werken. SelfBilling.com heeft daarom speciaal voor ons nog dingen aangepast en gebouwd in hun systeem. Toen we startten, draaide dan ook alles!”

Geen administratieve rompslomp

ZORGgen regelt met de software van SelfBilling.com de facturatie voor de zzp’ers. Daarmee wordt er automatisch uit naam van de zzp’er gefactureerd naar de zorgvrager, dus de instelling of particulier. Alles wat er is afgesproken over tarieven en alle gegevens van de zzp’er en de zorgvrager staan in de tool van SelfBilling.com.

Masja legt uit: “De zzp’ers kunnen heel makkelijk op hun smartphone, tablet of pc zelf het aantal uren invullen en aangeven bij wie of bij welke instelling ze zijn geweest. Zo kunnen ze aanvinken dat ze een bepaald aantal uren bij mevrouw Jansen hebben gewerkt, of dat ze een avonddienst hebben gedraaid op die en die afdeling van dat verpleeghuis. Vervolgens wordt er automatisch een factuur verstuurd van de zzp’er naar de zorgvrager. Dit is een factuur uit naam van de zzp’er, met onder meer hun naam, logo en IBAN-nummer erop. Die service bieden wij aan de zpp’er, maar self-billing neemt het ons weer uit handen. Verder is het heel handig dat de provisie die wij ontvangen van de zzp’er automatisch berekend wordt in de tool van SelfBilling.com. Zo heeft de zzp’er geen administratieve rompslomp en hebben wij er ook geen omkijken naar.”

“Een ander groot pluspunt is de koppeling van SelfBilling met ons administratieve systeem. Daarin staan bijvoorbeeld de gegevens van klanten en zzp’ers staan, maar ook de contracten. Daarnaast is er ook een koppeling met onze financiële administratie. Dit alles scheelt ons erg veel tijd.”

Service

Toen ZORGgen nog franchisenemer was, werkte het bemiddelingsbureau met een ander facturatiesysteem. Dit kon volgens Masja beter: “We waren op zoek naar een partij die wél zo veel mogelijk hetzelfde urenregistratiesysteem hanteerde. Er veranderde namelijk al zo veel voor de zzp’er; het was aan de ene kant prettig dat de franchisegever ook de facturatie regelde, maar aan de andere kant ook lastig. Als ik bijvoorbeeld aanpassingen wilde maken of bepaalde wensen had, kon dat niet zomaar. Ik was dan afhankelijk van de franchisegever. Nu is dat verleden tijd: ik heb rechtstreeks contact met SelfBilling.com en dat werkt super. Als ik een vraag heb over het systeem, wordt dat heel snel opgepakt. Ze zijn ontzettend servicegericht en denken echt mee. Wij zijn een dankbare klant.”

Stroomschema_proces2

Zo werkt onze module met 3-partijenfacturatie

In de afbeelding wordt onze oplossing voor ZORGgen schematisch weergegeven. Als eerste vult de zzp’er met gemak gegevens in via het portaal van SelfBilling. Nadat de zzp’er gewerkte uren heeft ingevoerd, kunnen deze worden geaccordeerd. Zijn de uren goedgekeurd, dan ontvangt de zorgvrager (of klant) automatisch de factuur toegestuurd uit naam van de zzp’er (1). Vervolgens worden de provisies tussen de klant en ZORGgen (2) en tussen de zorgverlener en ZORGgen (3) automatisch berekend en gefactureerd. Dit proces met 3-partijenfacturatie is slechts één van onze mogelijke oplossingen voor bemiddelingsbureaus.

Bespaar ook tijd en geld op uw facturatieproces

Benieuwd hoe SelfBilling de facturatieprocessen van uw organisatie kan simplificeren, optimaliseren en automatiseren?

Bel Klaas Beemster op 0229-317 005 of mail naar info@SelfBilling.com

Bespaar ook tijd en geld op uw facturatieproces
bedrijven selfbilling geschikt