vrijwilligerdeclaraties

Vrijwilligersvergoeding – vrijwilligersdeclaraties

Wij horen vaak dat organisaties die werken met vrijwilligers veel tijd kwijt zijn aan het uitbetalen van de vrijwilligersvergoedingen. Dat kan beter, sneller en efficiënter met de software van SelfBilling.com!

Hoe komt het dat het doorgaans veel tijd kost om de declaraties van vrijwilligers te verrekenen?

Vrijwilligers sturen geen factuur, maar een declaratieformulier. De een maakt zo’n formulier in Excel, de ander vult een papieren formulier in en weer een ander maakt een Word-bestand met het bedrag erop. De kans dat er fouten insluipen, is groot. Zo kan een vrijwilliger de verkeerde gegevens noteren of gegevens vergeten te noemen. Al die info op de verschillende (papieren) documenten moeten door de financiële afdeling gecontroleerd, ingevoerd en al dan niet goedgekeurd worden. Dat kost veel tijd.

Hoe pakt SelfBilling.com dat aan?

De software van SelfBilling.com zorgt ervoor dat er automatisch een link naar de vrijwilliger wordt gestuurd. De vrijwilliger komt dan in de digitale omgeving van SelfBilling.com. Hierin staan alle juiste gegevens, zoals de naam van het project, al ingevuld. De vrijwilliger vult z’n uren of onkosten in, de budgethouder of coördinator krijgt automatisch een melding (mailtje / notificatie) dat er uren of onkosten zijn ingevuld en vervolgens kan hij die al dan niet goedkeuren. Alle goedgekeurde declaraties worden, gezamenlijk met de adresgegevens, via een koppeling, geheel automatisch geboekt in uw financieel systeem.  Via uw eigen financieel systeem kunt u daarna de declaraties uitbetalen. Op deze manier kun je vooraf alle nodige zaken inregelen en vastleggen in je systeem. Geen kans op fouten en veel efficiënter!

Hoe zit het met de door de Belastingdienst jaarlijks vastgestelde bedragen?

Dat is een instelling. Wij kunnen desgewenst door de Belastingdienst vastgestelde maximale vergoedingen in ons systeem instellen. zodat de vrijwilliger nooit meer krijgt dat de vastgestelde bedragen per uur, per maand en per jaar. De jaarlijks verplichtte IB47 verklaring zit in onze rapportage mogelijkheden.

Ook voor de vrijwilliger is dit dus ideaal?

Inderdaad! Die hoeft alleen maar de gewerkte uren in te vullen en met één druk op de knop wordt alles geregeld.

Wat zijn de fiscale richtlijnen voor een vrijwilligersvergoeding?

Als iemand onder andere voor z’n werkzaamheden niet meer dan de maximale vrijwilligersvergoeding krijgt, spreek je van een vrijwilliger.  Het maximum van die vergoeding ligt op € 5 per uur (2018: € 4,50), met een maximum van € 170 per maand (2018: € 150)  en € 1.700 per jaar (2018: € 1.500). Voor personen onder de 22 jaar ligt het maximum op € 2,75 per uur (2018: € 2,50), met een maximum van € 170 per maand (2018: € 150) en € 1.700 per jaar (2018: € 1.500). Al deze maximumbedragen gelden voor de totale vergoeding.

Check voor meer info de site van de Belastingdienst.

Bespaar ook tijd en geld op uw facturatieproces

Benieuwd hoe SelfBilling de facturatieprocessen van uw organisatie kan simplificeren, optimaliseren en automatiseren?

Bel Klaas Beemster op 0229-317 005 of mail naar info@SelfBilling.com

Klaas Beemster SelfBilling
factuurcongres