Nieuws

Zo voorkomt u dubbele gefactureerde uren.

donderdag 06 juli 2017 om 13:32

Een administratief foutje is soms snel gemaakt. Doordat externe professionals zelf een administratie bijhouden, kan het voorkomen dat men factureren onjuist opstelt. De oorzaak ligt vaak niet bij het onnauwkeurig werken van de externe professional. De praktijk wijst uit dat men het lastig vind om kosten op een goede manier uit te splitsen en overzicht te behouden. Door een gebrek aan overzicht, kan het voorkomen dat uren meerdere malen geboekt, op verkeerde projecten of kostenplaatsen worden geboekt. Uiteraard is dat een onwenselijke situatie, maar hoe lost u zoiets op?

 

Gebrek aan voldoende administratieve kennis leidt tot fouten

Scholengemeenschap ’t Wuivertje heeft meerdere locaties en werkt met externe professionals.  Zo komt het voor dat de externe professionals op verschillende locaties werken. Voor de scholengemeenschap biedt dit veel voordelen. Alle specialismen kunnen op de verschillende locaties worden aangeboden, waardoor alle kinderen dezelfde aandacht krijgen. Op het eerste gezicht levert deze werkwijze een aantal voordelen op. Toch brengt het ook een aantal nadelen met zich mee voor ’t Wuivertje.

De externe professionals blijken niet even goed bedreven in het bijhouden van hun administratie. Men laat keurig de urenbriefjes accorderen en eens per maand worden er facturen verstuurd. De facturen blijken echter niet altijd juist opgesteld. Zo komt het voor dat de uren per locatie niet goed zijn uitgesplitst. Hierdoor worden uren soms op de verkeerde locatie gefactureerd. Maar door het uitsplitsen kan het ook voorkomen dat men uren op twee locaties boekt. Hierdoor worden meerdere locaties belast met dezelfde uren. En doordat de uren per week worden bijgehouden, komt het ook weleens voor dat er een fout wordt gemaakt bij de maandovergang.  Zo komt het voor dat men in maart week 10-11-12 en 13 factureert en in april 13-14-15 en 16.

De administratie is voor de externe professionals onoverzichtelijk en werkt fouten in de hand waardoor scholengemeenschap ’t Wuivertje kosten verkeerd boekt en uren dubbel uitbetaald. Naast dat er extra kosten worden gemaakt, is ook het financieel overzicht onvolledig.  

 

Digitaliseer uw urenregistratie en onkostendeclaratie

Voor zowel de scholengemeenschap als de externe professionals is dit geen werkbare situatie. Daarop heeft men besloten om met de software van Selfbilling.com te gaan werken. Dit biedt zowel ’t Wuivertje als de externe professionals een aantal voordelen.

De externe professionals houden hun uren vanaf nu bij via de web applicatie. Ze registreren per dag of per week hun uren in. Alleen gebeurt dit nu digitaal. Per dag geven ze aan op welke locatie zij werkte. Er worden daarom geen fouten meer gemaakt in het toewijzen van kostenplaatsen. De budgethouder van de locatie ontvangt een overzichtelijke registratie die hij op elk gewenst moment via zijn computer, smartphone of tablet kan goedkeuren.

Vervolgens worden de facturen opgemaakt aan de hand van de geaccordeerde registraties en verstuurt ‘t Wuivertje vanuit Selfbilling.com de opgemaakte facturen uit naam van de externe professionals. De facturen worden in het juiste bestandsformaat verstuurd, zodat deze foutloos worden verwerkt in de administratie van de scholengemeenschap en de administratie van de externe professionals.

De scholengemeenschap werkt hierdoor een stuk efficiënter en heeft door deze werkwijze een beter financieel overzicht. Ook voor de externe professionals is deze manier van werken een stuk aangenamer. Zij hoeven immers geen facturen meer op te stellen en zijn minder tijd kwijt aan het administreren van gewerkte uren en declaraties. 

Klaas Beemster Wilt u weten wat SelfBilling.com in uw proces kan betekenen? Wij gaan graag met u het gesprek aan om samen de mogelijkheden te bespreken. Natuurlijk geheel vrijblijvend.

Kennismaken?