Nieuws van SelfBilling.com

Graag vertellen wij u over de laatste ontwikkelingen in ons vak en geven wij een kijkje in de keuken.

Inkooporders of bestellingen waarvan u het juiste aantal nog niet weet (geen 3way match)

vrijdag 25 januari 2019 om 10:15

Inkooporders waarvan u wel de prijs, maar nog niet het juiste aantal weet, kunt u heel efficiënt afrekenen met SelfBilling.com! Hoe? Dat leggen we hier uit.  

Vaak worden er inkooporders uitgegeven waarvan u wel de prijs weet, maar nog niet het juiste aantal. Die hoeveelheid is afhankelijk van de tijd die een klus duurt en de voortgang ervan. In de praktijk wordt dan wel de bestelling doorgegeven en wacht men op een prestatieverklaring of een afleveringsbon om het juiste aantal te weten. Vaak horen wij dat de afdeling inkoop wacht tot de factuur ontvangen is en dat men de inkooporder aanpast op basis van de factuur. Uiteraard is dit een ongewenste situatie. We geven een voorbeeld. En natuurlijk de oplossing!

De verrekening van de huur van een kraan

Als u als (bouw)bedrijf voor een aantal dagen een kraan huurt voor een project, wilt u dat natuurlijk op een efficiënte manier kunnen afrekenen met de verhuurmaatschappij. Dat kan met SelfBilling.com.

Hoe wordt dat normaal gesproken gedaan?

U huurt een kraan bij een verhuurmaatschappij. U maakt daarvoor een inkooporder aan met daarop het bedrag voor de kraan plus de brandstof. Het is bekend wat de huur voor een dag of dagdeel is, maar de brandstofkosten zijn pas bekend als de kraan weer is teruggebracht. En misschien is ook nog niet bekend hoeveel dagen u de kraan wilt huren. Als uiteindelijk wel bekend is wat het aantal dagen is en hoeveel liter brandstof er is verbruikt, maakt de verhuurmaatschappij na enkele dagen/weken een factuur. De factuur klopt niet met de inkooporder, omdat op de inkooporder geen juiste aantallen staan. De factuur moet dan voorgelegd worden aan de projectleider. Hij moet de factuur controleren: de hoeveelheid aan de hand van bonnen en het tarief aan de hand van tarieven op de inkooporder. Een lastige en tijdrovende controle. Bij akkoord moet hij de factuur  goedkeuren. Ook moet hij de inkooporder laten aanpassen, wat volgens accountancy een omgekeerde procesgang is.

Hoe werkt dat dan met de software van SelfBilling.com?

SelfBilling.com heeft de mogelijkheid om, via een API, inkooporders in te lezen. In de inkooporder staan de leveranciersgegevens, het artikel en de prijs. De leverancier, in dit geval de verhuurmaatschappij, vult in het portal van SelfBilling.com de werkelijke aantallen in, bijvoorbeeld 3,5 dag + 50 liter brandstof. Die aantallen dient hij vervolgens bij uw projectleider in. Vergeet de leverancier dit, dan ontvangt hij automatisch een bericht (mailtje / notificatie).  Na het invullen ontvangt de projectleider van uw bedrijf een bericht (mailtje / notificatie) dat dat is gebeurd en kan hij deze hoeveelheid al dan niet goedkeuren. Als de projectleider de gegevens goedkeurt (met één druk op de knop), wordt vervolgens automatisch de inkooporder aangepast met de werkelijke hoeveelheid of wordt er desgewenst een self-billling factuur richting de leverancier gemaakt. Snel, efficiënt en met heel weinig kans op fouten!

 

Klaas Beemster Wilt u weten wat SelfBilling.com in uw proces kan betekenen? Wij gaan graag met u het gesprek aan om samen de mogelijkheden te bespreken. Natuurlijk geheel vrijblijvend.

Kennismaken?