Nieuws van SelfBilling.com

Graag vertellen wij u over de laatste ontwikkelingen in ons vak en geven wij een kijkje in de keuken.

Klaas on tour - self-billing en organisatiebureau congressen

dinsdag 30 oktober 2018 om 16:47

Onze accountmanager Klaas rijdt het hele land door voor gesprekken bij grote en kleine, bekende en minder bekende organisaties. De gesprekken zijn heel divers, net als de branches waarin de organisaties opereren. Klaas neemt je graag mee op reis!

Deze week was Klaas op bezoek bij een organisatiebureau voor congressen. Voor een congres nodigt dit bureau sprekers uit. Zij mogen declaraties indienen en factureren. Op dit moment is het organisatiebureau aan het oriënteren welke mogelijkheden er zijn om het facturatieproces te optimaliseren met behulp van software en/of andere werkwijzen. Het bureau loopt namelijk tegen een aantal problemen aan in het facturatieproces. Problemen die de software van SelfBilling.com kan oplossen! Klaas kon het bedrijf dus zeker adviseren.

Eenmalig een dienst
Het organisatiebureau werkt met sprekers die (meestal) eenmalig een dienst leveren. De sprekers zijn in dit geval de leverancier. Zij dienen een declaratie in op basis van een honorarium, kilometervergoeding of bijvoorbeeld een lunch of overnachting). Sommige leveranciers vallen in de categorie IB47, waarvoor geen btw berekend wordt, maar de uitbetaling moet wel worden opgegeven aan de belastingdienst.

De knelpunten

Dit bedrijf loopt in het facturatieproces tegen een aantal zaken aan:

  • Facturen komen te laat binnen
  • Facturen zijn onvolledig
  • Er wordt gefactureerd op de verkeerde bv
  • Bij elke declaratie moet een leverancier opnieuw zijn gegevens invoeren
  • Daarbij komen declaraties vaak binnen nadat het project reeds is afgesloten.

Een ander lastig punt is dat sommige leveranciers (sprekers dus) uit het buitenland komen. In die gevallen wordt er gerekend met andere valuta. Om dit te verwerken en in goede banen te leiden, is er nu veel handwerk nodig. Dat betekent extra werk voor de mensen van de financiële afdeling van het organisatiebureau én voor de spreker.

SelfBilling.com biedt de oplossing 
Natuurlijk heeft SelfBilling.com hier een oplossing voor! Leveranciers en projecten worden geïmporteerd in de software van SelfBilling.com (een applicatie), via een API of een FTP oplossing. De leverancier, in dit geval dus de spreker, vult ontbrekende gegevens aan, zoals BSN-nummer, geboortedatum, IBAN en landcode, zodat alle benodigde gegevens voor een rechtsgeldige factuur aanwezig zijn in de software van SelfBilling.com. Na akkoord van de projectmanager kan de leverancier de declaratie boeken en indienen in de applicatie. Heel eenvoudig via tablet, laptop of smartphone. De projectmanager valideert de boeking en de software van SelfBilling.com maakt de factuur uit naam van de leverancier. Die wordt verstuurd aan de leverancier en de factuur wordt aangeboden aan het administratieve pakket van het organisatiebureau. Nu hebben zowel het organisatiebureau als de leverancier altijd een kloppende factuur. Snel, effectief en tijd- en kostenbesparend!

Raakvlakken
Onze module is ook inzetbaar als er gewerkt wordt met vrijwilligers. Ziet u raakvlakken met uw proces en heeft u hier nog geen oplossing voor? Klaas komt graag langs om te adviseren!

Klaas Beemster Wilt u weten wat SelfBilling.com in uw proces kan betekenen? Wij gaan graag met u het gesprek aan om samen de mogelijkheden te bespreken. Natuurlijk geheel vrijblijvend.

Kennismaken?