Nieuws van SelfBilling.com

Graag vertellen wij u over de laatste ontwikkelingen in ons vak en geven wij een kijkje in de keuken.

Problemen met inkoopfacturen bij onderwijsinstellingen

vrijdag 28 september 2018 om 15:09

Onderwijsinstellingen werken veel met uitzendkrachten, zzp’ers, freelancers en vrijwilligers. Vanaf 18 april 2019 moeten onderwijsinstellingen, gelijk met de overheid en decentrale overheden, e-facturen kunnen verwerken en versturen. Daarom is het nu een goed moment om u als onderwijsinstelling, naast de andere uitdagingen rondom inkoopfacturen, te verdiepen in de voordelen en mogelijkheden.

Herkent u deze pijnpunten?

  • U ontvangt inkoopfacturen van uw leveranciers soms met btw, soms zonder btw of met het verkeerde btw-percentage;
  • U ontvangt inkoopfacturen zeer laat, incidenteel zelfs na enkele maanden;
  • U ontvangt inkoopfacturen zonder factuurkenmerk zoals een kostenplaats om de factuur te verwerken;
  • U ontvangt inkoopfacturen die niet voldoen aan de factuurvereisten;
  • U ontvangt inkoopfacturen in Word of Excel in plaats van XML of PDF;
  • U ontvangt inkoopfacturen waarvan de leverancier (leraar of freelancer) onbekend is;
  • U moet gelijk aan de overheid, decentrale overheden vanaf 18 april 2019 e-facturen kunnen verwerken en versturen.

Er zijn voor de crediteurenadministratie van een onderwijsinstelling veel uitdagingen om alle inkoopfacturen zo te ontvangen dat deze probleemloos te verwerken zijn.

Self-billing van uw inkoopfacturen biedt een oplossing. Niet de leverancier (uitzendbureau, zzp’er of freelancer) verzorgt de factuur, maar u als opdrachtgever verzorgt de afrekening.

Self-billing werkt op basis van informatie die aan de voorkant van het proces bekend is, aangevuld met de gewerkte uren en onkosten die de medewerker zelf in de software van SelfBilling.com invoert. De budgethouder accordeert de gewerkte uren en onkosten, waarna de factuur opgemaakt kan worden. U ontvangt hierdoor altijd foutloze facturen, altijd in het juiste formaat en altijd digitaal.

De factuur van SelfBilling.com is een e-factuur (XML) die u kunt verwerken in uw scan- en herkensoftware. Ook kunnen via een koppeling (API) de boekingsregels rechtstreeks in uw financiële software verwerkt worden. Hierdoor bent u na iedere factuurrun direct bij.

Het proces wordt helemaal geautomatiseerd, waardoor u veel tijd en geld bespaart. Door gebruik te maken van de software van SelfBilling.com worden er geen fouten meer gemaakt, moeten minder handelingen uitgevoerd worden en kunt u bijna alle controlerondes overslaan. Wat ons betreft is dát het grootste voordeel om over te stappen op e-facturatie.

Klaas Beemster Wilt u weten wat SelfBilling.com in uw proces kan betekenen? Wij gaan graag met u het gesprek aan om samen de mogelijkheden te bespreken. Natuurlijk geheel vrijblijvend.

Kennismaken?