Nieuws

Hoe een vitale factuurstroom leidt tot meer aandacht voor kwaliteit

dinsdag 01 augustus 2017 om 14:23

Door de administratieve bomen het bos niet meer zien. Herkent u dat? Uit de praktijk blijkt dat het inhuren van externe professionals regelmatig zorgt voor administratieve chaos. Men houdt er een eigen wijze van administreren op na en zo komt het voor dat u van diverse externe professionals allerlei verschillende facturen ontvangt. Het gebrek aan uniformiteit in facturering zorgt voor veel extra werk. Dat lijkt een complexe uitdaging en toch is de oplossingen eenvoudiger dan u denkt.

Meer aandacht voor kwaliteit

Zorginstelling Vitalia heeft een geheel eigen visie op ouderenzorg waarbij kwaliteit van zorg en leven hoog in het vaandel staan. Om de goede zorg te waarborgen heeft de Vitalia een flexibele pool aan externe zorgprofessionals. Op deze manier stemmen ze de zorg af op de behoefte van haar bewoners. Dit zorgt voor een hoge klanttevredenheid. De zorginstelling is niet voor niets onder ouderen in de omgeving een gewilde bestemming voor de oude dag.

Toch brengt het faciliteren van flexibele zorg veel extra werk met zich mee. De externe professionals zijn individueel verantwoordelijk voor hun eigen administratie. Er zijn geen afspraken gemaakt over facturatie en doordat men verschillende manieren van boekhouden hanteert, worden facturen in veel verschillende formats bij Vitalia aangeleverd. Sommige professionals leveren de factuur aan in PDF en een enkeling verstuurt zijn factuur zelfs per post.

Na ontvangst worden alle facturen handmatig verwerkt, ingescand, geboekt en ter goedkeuring aangeboden aan de budgethouder. Na akkoord worden de facturen betaalbaar gesteld. Door het gebrek aan uniformiteit zijn de facturen niet automatisch in te lezen in het boekhoudprogramma van Vitalia. Waardoor men alle facturen handmatig verwerkt. Hierdoor kost het hele facturatieproces veel extra tijd.

 

Kostenbesparing door eenheid en structuur

Om tijd en kosten te besparen zocht Vitalia naar een goede oplossing voor dit probleem. De kostenreductie investeert men liever in goede zorg. Daarop kwam de zorginstelling in contact met Selfbilling.com en besloot de software in gebruik te nemen. Nu neemt Vitalia het initiatief in het facturatieproces. De externe zorgprofessionals voeren hun gewerkte uren en declaraties in via de website of de web applicatie. Na goedkeuring door de budgethouder stelt men met de software zelf facturen op in XML en verstuurt deze uit naam van de professional.

De crediteuren administratie van Vitalia slaat hiermee een enorme slag in de factuurstroom. Men heeft meer eenheid en structuur in de inkomende facturenstroom. Facturen worden nu automatisch verwerkt en sneller uitbetaald. Men is minder tijd kwijt en de kosten per verwerkte factuur daalde enorm. Vitalia heeft daarmee meer tijd en geld gekregen voor zaken waar het écht om draait, goede ouderenzorg!

Klaas Beemster Wilt u weten wat SelfBilling.com in uw proces kan betekenen? Wij gaan graag met u het gesprek aan om samen de mogelijkheden te bespreken. Natuurlijk geheel vrijblijvend.

Kennismaken?