De oplossing die structuur brengt in het facturatieproces bij Zusterz, dit geeft controle.

Superefficiënt, dat is een van de grootste voordelen van SelfBilling, zegt Iris Jansen. De oprichter en mede-eigenaar van zorgbemiddelingsbureau Zusterz is dan ook hartstikke enthousiast over de driepartijenmodule van SelfBilling die Zusterz voor haar facturatieproces gebruikt.

Zusterz biedt ondersteunende diensten aan zzp’ers in de zorg. Het bemiddelingsbureau verzorgt bijvoorbeeld het facturatieproces en bemiddelt tussen zzp’ers en verpleeghuizen en thuiszorgorganisaties. Iris: “Wij hebben structurele, langdurige samenwerkingen met instellingen en zzp’ers. De meeste zzp’ers werken daardoor een aantal weken of maanden voor één opdrachtgever. Dat is fijn voor beide partijen, die vaste gezichten.”

Op dit moment bemiddelt Zusterz voor zo’n vijftig zzp’ers; daar komt ook een uitgebreid facturatieproces bij kijken. Er moet namelijk een factuur vanuit de zzp’er naar de zorginstelling, plus twee provisiefacturen vanuit Zusterz; naar de zzp’er en naar de instelling.

Iris: “Voordat we SelfBilling hadden, deed ik dat allemaal handmatig. Wat een werk was dat! Ik maakte elke maand een factuur namens de zzp’er voor de klant. Maar iedere zzp’er heeft een eigen format en een eigen factuurnummerreeks. Om hun uren bij te houden hadden we wel een softwareprogramma, maar dat kon niet gekoppeld worden aan ons boekhoudprogramma. En dan kwamen ook de provisiefacturen er nog bij.”

Automatisch

Met de driepartijenmodule van SelfBilling bespaart Zusterz heel veel tijd. Met SelfBilling gaan alle facturatiestromen namelijk bijna helemaal automatisch. Iris: “De zzp’er houdt zijn of haar uren bij in de tool van SelfBilling en op vaste momenten wordt er automatisch een factuur gegenereerd die naar de zorginstelling gaat ter goedkeuring.

Het prettige is dat, als er een misverstand is over bijvoorbeeld het aantal uren, de fiatteur heel makkelijk een berichtje kan sturen naar de zzp’er, alles in de SelfBilling-omgeving. Denk bijvoorbeeld aan: ‘Ik zie dat je tot 17 uur hebt geregistreerd die dag, maar je zou maar tot 16 uur werken toch?’ Zzp’er en klant kunnen dat dan samen snel oplossen. Ik zit daar niet meer tussen. Ook die provisiefacturen worden bijna helemaal automatisch gemaakt en verstuurd. Dat gemak is zó fijn! Door alle tijd die dat me bespaart, kan ik me nog meer richten op de zzp’ers en op onze klanten. Mijn echte werk dus.”

Een foutloos facturatieproces

Een grotendeels handmatig facturatieproces is foutgevoelig. Al gebeurde het bij Iris zelden dat er fouten inslopen. Iris: “Ik ben een pietje-precies, dus er ging niet veel mis. Maar het kostte dus wel veel tijd om alles foutloos te doen. En het is toch goed om te weten dat er nu met SelfBilling niets meer kan misgaan.”

Een stukje professionaliteit, noemt Iris het ook. De uitstraling naar je klanten en de zzp’ers toe. Voor die laatsten is SelfBilling ook een uitkomst. Iris: “Zij hoeven alleen hun uren in SelfBilling in te vullen en verder gaat alles vanzelf. Dat was voor een groot deel al zo, alleen nu hebben ze één tool die ze altijd kunnen raadplegen op hun smartphone, tablet of pc. Daarin staan dan al hun uren en facturen. Dat is voor hen ook lekker overzichtelijk.”

Eerlijke kosten

Iris was al langere tijd op zoek naar een manier om het facturatieproces efficiënter te maken. Veel facturatiesoftware bleek niet alles te bieden wat Zusterz zocht. “Ik had ooit wel zo’n soort programma, maar daarbij betaalde je per zzp’er. Ongeacht of diegene nu één dienst per maand draaide of 36 uur per week werkte. De kosten liepen voor ons uit de hand en we zijn daarmee dus gestopt. Bij SelfBilling betaal je per zzp’er en factuur, en alleen als die zzp’er ook daadwerkelijk werkt. Veel eerlijker.”

Ook liep Iris ertegenaan dat veel ‘oplossingen’ niet aan een boekhoudprogramma van Zusterz konden worden gekoppeld. “We gebruiken nu e-Boekhouden.nl en SelfBilling is daaraan gekoppeld. Daardoor komen alle facturen automatisch in de boekhouding terecht. Ook weer heel makkelijk voor ons.”

Maatwerk

Hoewel SelfBilling werkt met vaste modules is er veel ruimte voor eigen wensen. Dat ervaart Iris ook als prettig: “Het voelt voor ons alsof het een maatwerkoplossing is. Ik ben echt helemaal blij!” Naast Zusterz maakt ook ZORGgen gebruikt van een 3-partijenmodule van SelfBilling.com; lees ook over hun ervaringen met de software.

Bespaar ook tijd en geld op uw facturatieproces

Benieuwd hoe SelfBilling de facturatieprocessen van uw organisatie kan simplificeren, optimaliseren en automatiseren?

Bel Klaas Beemster op 0229-317 005 of mail naar info@SelfBilling.com

Klaas Beemster SelfBilling
factuurcongres
vrijwilligerdeclaraties